De gemiddelde kantoormedewerker ontvangt ongeveer 121 e-mails per dag en verstuurt er zelf zo’n 40-tal. Bij het lezen en beantwoorden van al deze berichten, kan het tot meer dan 23 minuten per e-mail duren om jezelf weer te heroriënteren. Om je productiviteit op peil te houden en meer tijd over te houden voor andere belangrijke dingen, geven we je graag een aantal tips voor het reorganiseren van jouw inbox.
Misschien wel de meest voordehandliggende organiseertip: groepeer e-mails onder verschillende categorieën of label ze. Voorbeelden hiervan zijn ‘vandaag’, ‘deze week’ en ‘deze maand’ of als je meer specifiek wilt gaan ‘klanten’, ‘leveranciers’ en ‘intern’. De meeste e-mailproviders zijn uitgerust met geavanceerde sorteermogelijkheden en bij sommige kan je zelfs bovenliggende mappen en submappen maken om het terugvinden van e-mails te vergemakkelijken.
Filters helpen je om e-mails automatisch te sorteren wanneer deze in je inbox terechtkomen. Je kan filters maken op basis van het adres van de afzender, het adres van de ontvanger, het onderwerp van de e-mail en zelfs de status van de bijlage. Daarnaast zijn er slimme spamdetectie filters die ongewenste e-mails automatisch naar je spam verplaatsen.
De archiefmap is een handige tool om belangrijke conversaties en bijlagen voor onbepaalde tijd te bewaren totdat je deze wilt verwijderen. Door ze hier te bewaren, verklein je de kans dat je ze per ongeluk wist.
We ervaren allemaal de druk om zo snel mogelijk op e-mails te reageren. Toch kan het lezen van e-mails meteen nadat ze in je inbox terechtkomen, je productiviteit drastisch verlagen. In plaats daarvan kan je beter bepaalde momenten van de dag blokkeren om je mails te overlopen. Zo is het bijvoorbeeld ook tijdbesparend om e-mails in porties te beantwoorden en standaardteksten die je frequent moet versturen, ergens apart op te slaan zodat je deze alleen maar hoeft te kopiëren.
Nieuwsbrieven kunnen waardevolle informatie bieden en je op de hoogte houden van zaken die jij belangrijk vindt. Als je echter overweldigd wordt door de hoeveelheid e-mails die je dagelijks ontvangt, is het misschien tijd om je uit te schrijven voor sommige nieuwsbrieven.
Wilt u meer informatie?
Neem nu contact op, we werken graag een voorstel uit op maat!
We focussen op het ontwikkelen van een duurzaam partnership. Een snelle en persoonlijke service staat daarbij centraal.
Dankzij onze ervaring met KMO’s en zelfstandigen uit diverse sectoren kunnen we uw bedrijf vanuit een helicopterview bekijken en interessante groeistrategieën voor u ontwikkelen.
Sales en marketing zijn altijd in evolutie. Thys Communicatie volgt voor u de marktevoluties op de voet zodat u optimaal advies krijgt voor de commerciële visie van uw bedrijf.
Dankzij een no-nonsense aanpak met directe communicatie houden we focus op de groei van uw bedrijf.
Vragen? Contacteer ons!